هل تنهي رسائل بريدك الإلكتروني بطريقة خاطئة؟

هل تنهي رسائل بريدك الإلكتروني بكلمة "best" أو "regards"؟ أم تستخدم "sincerely" دون أن تكون صادقاً حقاً؟ إليك ملاحظة سريعة حول الأخطاء الشائعة عند إنهاء رسائل البريد الإلكتروني:

حان الوقت للتوقف عن استخدام "best". فهي أكثر عبارات إنهاء البريد الإلكتروني إيجازاً، وتبدو غير ضارة بما يكفي، ومناسبة لأي شخص قد تتواصل معه. كلمة "Best" آمنة وغير مسيئة، لكنها أصبحت أيضاً منتشرة بشكل كامل وغير ضروري. هذا التطور حديث نسبياً: فقد وجدت دراسة أجرتها جامعة بنسلفانيا عام 2003 أن 5% فقط من مئات مستخدمي البريد الإلكتروني اختاروا إنهاء رسائلهم بكلمة "best"، حيث جاءت بعد "thank you" و"regards". لكن بحثاً سريعاً في حساب عملك سيوضح لك أمرين: 1) لم يعد أحد يستخدم "regards"؛ 2) الجميع يستخدم "best".

عندما دخل البريد الإلكتروني إلى المكاتب لأول مرة في التسعينيات، أراد معظم المستخدمين التخلي عن شكليات كتابة الرسائل. تقول باربرا باتشر، مدربة إتيكيت الأعمال: "لم تكن هناك تحية ولا خاتمة، كان الأمر أشبه بمذكرة. ولكن مع بدء عمل البريد الإلكتروني (وظهوره) بشكل يشبه الرسائل، عاد الناس إلى السلوك الرسمي والمألوف". تقول باتشر: "الآن، هناك تسلسل هرمي كامل للخواتيم". فكيف تختار؟ كلمة "Yours" تبدو وكأنها من بطاقات المعايدة. و"Warmest regards" مبالغ فيها. و"Thanks" جيدة، لكنها تُستخدم غالباً عندما لا تكون هناك حاجة للامتنان. أما "Sincerely" فهي مجرد زيف؛ فما مدى صدق مشاعرك حقاً بشأن إرسال تلك الملفات المرفقة؟

كلمة "Cheers" تبدو نخبوية. والمشكلة في "best" هي أنها لا تشير إلى أي شيء على الإطلاق.

تقول جوديث كالوس، مستشارة إتيكيت البريد الإلكتروني: "كلمة Best حميدة، وهي تعمل عندما لا تعرف بوضوح ما الذي يجب استخدامه بدلاً منها". وقد وصفها آخرون بأنها تفتقر إلى السحر، أو غير شخصية، أو فظة. تقول ليز دانزيكو، المديرة الإبداعية التي تكتب أحياناً عن اتصالات البريد الإلكتروني: "قبل بضع سنوات، بدت كلمة best نوعاً من عدم الاهتمام، مثل إدارة ظهرك للشخص دون تفكير. الآن، أصبحت مثل الفيروس". لذا فقد تحورت إلى: "All my best"، و"all best"، و"very best"، وما إلى ذلك.

إذاً، إن لم تكن "best"، فماذا إذن؟ لا شيء. لا تضع خاتمة على الإطلاق. مع ظهور برامج الدردشة المكتبية، بدأ البريد الإلكتروني يعمل بشكل يشبه المراسلة الفورية على أي حال. تقول باتشر: "جعلت الرسائل النصية البريد الإلكتروني أكثر غير رسمية مما هو عليه". في المحادثات مع الأشخاص الذين نعرفهم، بدأت الخواتيم الترحيبية في الاختفاء. إن إضافة "best" في نهاية البريد الإلكتروني قد تبدو قديمة الطراز، مثل رسالة صوتية بأسلوب الأمهات. على أي حال، تقطع الخواتيم تدفق المحادثة، وهذا هو جوهر البريد الإلكتروني. تجادل دانزيكو قائلة: "عندما تضع الخاتمة، يبدو الأمر متصنعاً أو واعياً بالذات في كل مرة. إنها لا تعكس الطريقة الطبيعية التي نجري بها المحادثات". وهي تنهي جميع رسائل بريدها الإلكتروني، بما في ذلك المهنية منها، بالنقطة الموجودة في الجملة الأخيرة؛ لا خاتمة، لا اسم، مجرد شاشة بيضاء فارغة.