10 نصائح لتنظيم المكتب لتعزيز الإنتاجية
صناديق فارغة، أكوام من الأوراق، أقلام مبعثرة - الجميع مذنبون بعدم تنظيم المكتب. ما لا يدركه معظم الناس هو أن مساحة المكتب الفوضوية وغير المرتبة يمكن أن تقلل بشكل كبير من كفاءة وإنتاجية العاملين.
ترجم هذا المحتوى آليا باستخدام Gemini.
صناديق فارغة، أكوام من الأوراق، أقلام مبعثرة - الجميع مذنبون بعدم تنظيم المكتب. ما لا يدركه معظم الناس هو أن مساحة المكتب الفوضوية وغير المرتبة يمكن أن تقلل بشكل كبير من كفاءة وإنتاجية العاملين.
تشير دراسة أجريت العام الماضي وشملت 1000 موظف مكتبي بدوام كامل إلى أن 98 في المائة من الموظفين يقولون إنهم سيكونون أكثر إنتاجية في وظائفهم إذا كانت مكاتبهم أكثر تنظيماً. هذا يعني أن الوقت قد حان للتنظيم - وستساعدك هذه الأفكار العشر البسيطة على ترتيب منطقة عملك والبقاء على المسار الصحيح بشكل دائم.
1. لا تهتم بالتفاصيل الصغيرة
هل تشعر بالحيرة حول كيفية تنظيم مشابك الورق والدبابيس وغيرها من الأدوات المكتبية الصغيرة؟ العلب الصغيرة طريقة رائعة لفرز وتخزين هذه الأغراض المكتبية المتنوعة. ضعها في الأدراج حتى تكون بعيدة عن الأنظار.
2. حافظ على توفر المستلزمات
يصبح 94 في المائة من موظفي المكاتب أقل إنتاجية عندما لا تتوفر لديهم جميع المستلزمات التي يحتاجونها للعمل. تأكد من حصولك على جميع الأدوات المكتبية اللازمة قبل بدء يومك، وراقب متى تنفد مخزوناتك.
3. أعد التفكير في سطح مكتبك
سطح المكتب النظيف ضروري للإنتاجية؛ ومع ذلك، فإن الكثير من الناس يذنبون بتغطية مكاتبهم بأشياء غير ضرورية. إذا كنت لا تستخدم شيئاً ما أسبوعياً، فابحث عن مكان آخر له. هذا يعني أن المجلدات غير المستخدمة، والدباسات، وموزعات الأشرطة اللاصقة وما شابه ذلك يمكن وضعها في درج.
4. دوّن الملاحظات
على الرغم من صعود المكتب الرقمي، لا تزال الملاحظات اللاصقة (Post-it Notes) عنصراً أساسياً في المكتب. احتفظ بهذه المفكرات في متناول يدك حتى تتمكن من استخدامها بسهولة لتمييز الأوراق أو حتى كتابة ملاحظة تشجيعية لزميلك في العمل.
5. اجمع الأقلام
تبدو الأقلام وغيرها من الإضافات المكتبية مثل المقصات وفتاحات الأظرف وأقلام التحديد مرتبة عند وضعها في وعاء على مكتبك. يمكن لوعاء كبير أن يحمل كل شيء، أو استخدم أوعية أصغر لفرز كل عنصر في حاويته الخاصة. تجعل الأوعية الزجاجية الشفافة من السهل رؤية ما بداخلها.
6. فكر عمودياً
إذا كنت تعاني من ضيق مساحة سطح المكتب، فكر عمودياً. توفر الجدران فرصة كبيرة للتخزين الفريد - فكر في رف لتكديس كتبك وملفاتك. خيار آخر أنيق وبأسعار معقولة هو قص لوح تثبيت (pegboard) ووضعه في إطار مفتوح. يسمح هذا التعليق الجداري الجذاب بالوصول السهل إلى أساسيات المكتب.
7. اكتبها
يفضل 62 في المائة من موظفي المكاتب إدارة قوائم مهامهم على قطعة من الورق بدلاً من جهاز كمبيوتر أو جهاز رقمي. اكتب قائمة مهامك وضعها في مكان يمكنك رؤيته بسهولة، مثل حافة شاشة الكمبيوتر أو فوق دفتر ملاحظاتك. من المؤكد أن هذا التذكير المرئي سيبقيك على المسار الصحيح طوال اليوم، على عكس القائمة المخزنة في مستند Word على جهاز الكمبيوتر الخاص بك في مكان ما.
8. قلل وأعد التدوير
افحص الأدراج وتخلص من الأوراق والمستلزمات التي لا تستخدمها أبداً. أعد تدوير الأوراق وقدم المستلزمات غير المستخدمة لزملائك في العمل أو تبرع بها لمدارس مجتمعك. إذا كنت لن تستخدم هذه الأشياء أبداً، فهي تشغل مساحة ثمينة فقط.
9. نظام المجلدات
تعامل مع كومة المجلدات الموجودة في الزاوية وأنشئ نظاماً تنظيمياً بسيطاً لها. قم بترميز المجلدات بالألوان بناءً على مسؤوليات عملك بحيث يرتبط كل لون علامة تبويب بمهمة محددة أو حالة مشروع.
10. تخلص من فوضى الأسلاك
هل تبحث دائماً تحت مكتبك عن السلك المناسب؟ مشابك الورق السوداء المستخدمة عادةً لتثبيت الأوراق معاً رائعة أيضاً لتنظيم كابلات USB وشواحن الهواتف المحمولة وغيرها من الكابلات. قم بتثبيتها على جانب مكتبك ومرر السلك عبر المعدن للتخلص من التشابك.